Unité des Archives - Poste A : Archiviste

En tant que stagiaire à la Direction générale (DG) de la Présidence, vous ferez partie d'une DG qui joue un rôle crucial dans un large éventail d'activités du Parlement européen (PE). Dès le début, la DG PRES participe au travail législatif lorsque les initiatives législatives sont soumises au PE, et tout au long du processus, au cours duquel nos juristes linguistes assurent la qualité des textes législatifs et accompagnent les députés et les commissions parlementaires dans leurs travaux.

La DG PRES est chargée de l'organisation et de la documentation des sessions plénières et traite également les relations avec les autres institutions de l'Union européenne (UE). En outre, elle fournit une assistance aux députés, tant en ce qui concerne leurs affaires administratives que leur activité politique, notamment sur les questions parlementaires aux autres institutions.

La DG PRES est également au service des citoyens et du public, en ce qui concerne l’accès du public aux documents officiels et aux relations avec les représentants d’intérêts (« lobbies »). La DG PRES est responsable des archives du Parlement européen et du traitement du courrier officiel du Président et du Secrétaire général. Le service du protocole du PE, qui s'occupe, entre autres, de l'accueil des dignitaires et des délégations en visite et de la préparation des visites du Président et des principaux organes du PE à l'extérieur du Parlement, fait également partie de notre DG.

Les principales activités de l'unité des archives sont :

Traiter les archives afin de garantir leur intégrité et leur lisibilité dans le temps : identifier et référencer chaque document, gérer les dossiers selon un système de classification, gérer les procédures liées aux activités d'archivage, définir des plans de classement, organiser les fonds d'archives, garantir l'accessibilité et le respect des réglementations en vigueur, et préserver la mémoire du Parlement européen.

Préserver les dossiers transférés aux archives en tant que preuves des activités du Parlement européen afin de garantir le respect de ses obligations légales. Acquisition et réception des documents transférés aux archives, organisation et gestion de l'espace de stockage à des fins de conservation, préparation des transferts vers les archives historiques de l'Union européenne, archivage du courrier entrant/sortant du Parlement européen.

Effectuer l'archivage numérique afin de garantir l'intégrité et la lisibilité des archives numériques dans le temps : gestion du système de gestion des archives et son intégration dans le système d'information du Parlement européen, mise à disposition en ligne des archives communicables, gestion des espaces de stockage numériques et gestion des formats de conservation. Créer et utiliser des outils d'IA pour rendre les archives publiques du Parlement européen accessibles, faciliter la recherche et améliorer le traitement des archives numériques et physiques.

Recherche documentaire (mise à disposition de documents aux services internes et au service chargé de l'accès du public aux documents, recherche en réponse aux demandes des citoyens au titre du règlement (CE) n° 1049/2001), promotion des archives par tout autre moyen de diffusion documentaire, éditoriale ou universitaire (publications, expositions, histoire orale, événements, séances d'information) et organisation de visites d'étude.

Principales taches à réaliser pendant le stage dans l’Unité des Archives :

• Récolement, analyse et description archivistique, indexation et réalisation d’instruments de recherche ;
• Analyse et prétraitement des archives numériques (analyse, tri, organisation intellectuelle d’ensembles de documents et d’archives (classement)) ;
• Recherches simples et complexes, en utilisant le système d’archivage ;
• Contrôle qualité de données enregistrées dans le système d’archivage (identification des anomalies, correction des métadonnées, saisie en base de données, téléchargement des documents numériques).

Études et expérience

• Diplôme sanctionnant un cycle complet d’études de niveau universitaire dans le domaine de l’archivage, la gestion des documents (records management), la préservation numérique ou la gestion de l’information. 

ou

• Diplôme d’études de niveau universitaire dans un autre domaine, mais avec une expérience de travail d’au moins un mois dans le domaine des archives.

Connaissances linguistiques

• Très bonne connaissance de la langue française ou anglaise (au moins niveau B2).

Connaissances dans le domaine de la technologie de l’information :

• Connaissances en technologies de l'information, notamment dans le domaine des bases de données et logiciels documentaires appliqués aux archives ou à la gestion/préservation de documents.

Le Parlement européen s'engage à favoriser un environnement de travail inclusif et équitable. Nous accueillons toutes les candidatures, quelle que soit leur origine géographique, raciale ou ethnique, leurs convictions politiques ou religieuses, leur âge, leur handicap, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur milieu socio-économique, leur état civil ou leur situation familiale.