Unité des Archives

En tant que stagiaire à la Direction générale (DG) de la Présidence, vous ferez partie d'une DG qui joue un rôle crucial dans un large éventail d'activités du Parlement européen (PE). Dès le début, la DG PRES participe au travail législatif lorsque les initiatives législatives sont soumises au PE, et tout au long du processus, au cours duquel nos juristes linguistes assurent la qualité des textes législatifs et accompagnent les députés et les commissions parlementaires dans leurs travaux.

La DG PRES est chargée de l'organisation et de la documentation des sessions plénières et traite également les relations avec les autres institutions de l'Union européenne (UE). En outre, elle fournit une assistance aux députés, tant en ce qui concerne leurs affaires administratives que leur activité politique, notamment sur les questions parlementaires aux autres institutions.

La DG PRES est également au service des citoyens et du public, en ce qui concerne l’accès du public aux documents officiels et aux relations avec les représentants d’intérêts (« lobbies »). La DG PRES est responsable des archives du Parlement européen et du traitement du courrier officiel du Président et du Secrétaire général. Le service du protocole du PE, qui s'occupe, entre autres, de l'accueil des dignitaires et des délégations en visite et de la préparation des visites du Président et des principaux organes du PE à l'extérieur du Parlement, fait également partie de notre DG.

Les principales activités de l'Unité des Archives sont :

Elle assure l'accès du public aux archives et organise des actions de promotion, telles que des événements et des expositions. Elle apporte son soutien aux chercheurs qui travaillent sur l'histoire du Parlement et de la construction européenne. Elle collabore étroitement avec les Archives historiques de l'Union européenne afin de promouvoir l'utilisation des archives et l'étude de l'histoire du Parlement. L'unité est située à Luxembourg et ses principales langues de travail sont le français et l'anglais.

Traiter les archives afin de garantir leur intégrité et leur lisibilité dans le temps : identifier et référencer chaque document, gérer les dossiers selon un système de classification, gérer les procédures liées aux activités d'archivage, définir des plans de classement, organiser les fonds d'archives, garantir l'accessibilité et le respect des réglementations en vigueur, et préserver la mémoire du Parlement européen.

Préserver les dossiers transférés aux archives en tant que preuves des activités du Parlement européen afin de garantir le respect de ses obligations légales. Acquisition et réception des documents transférés aux archives, organisation et gestion de l'espace de stockage à des fins de conservation, préparation des transferts vers les archives historiques de l'Union européenne, archivage du courrier entrant/sortant du Parlement européen.

Effectuer l'archivage numérique afin de garantir l'intégrité et la lisibilité des archives numériques dans le temps : gestion du système de gestion des archives et son intégration dans le système d'information du Parlement européen, mise à disposition en ligne des archives communicables, gestion des espaces de stockage numériques et gestion des formats de conservation. Créer et utiliser des outils d'IA pour rendre les archives publiques du Parlement européen accessibles au public, faciliter la recherche et améliorer le traitement des archives numériques et physiques.

Principales taches à réaliser pendant le stage dans l’Unité des Archives :

• Analyse et prétraitement des archives numériques (analyse, tri, organisation intellectuelle d’ensembles de documents et d’archives (classement) ;
• Réaliser le contrôle par échantillonnage des documents reçus (papier et digital) ;
• Assurer le tri, le classement, la description et le contrôle qualité des documents (identification des anomalies, correction des métadonnées, saisie en base de données, téléchargement des documents   numériques) ;
• Réalisation et mise à jour d’instruments de recherche ;
• Garantir un accès rapide et fiable aux informations archivées, en identifiant les documents demandés et en les livrant aux demandeurs ;
• Veiller à la conservation des archives physiques et numériques afin d'éviter leur détérioration ou leur perte (conditionnement, étiquetage, contrôle hygrométrique / température) ;
• Participer à l'inventaire et au suivi des fonds d'archives afin de garantir la traçabilité et fiabilité des informations ;
• Contribuer aux actions de communication des archives (expositions, rédaction de brochures, mise à jour du contenu du site web) ;
• Histoire orale : soutien aux travaux de recherche préparatoires et assistance lors des entretiens avec d'anciens présidents du Parlement européen et d'autres personnalités engagées en faveur de la cause européenne ;
• Effectuer des recherches dans la base de données des Archives du Parlement européen (Clavis) et sur Internet.

Études et expérience :

• Diplôme sanctionnant un cycle complet d’études de niveau universitaire (niveau 6 du CEC ou supérieur), obtenu au moins trois mois avant la date de début du stage, dans le domaine de l’archivage, la gestion des documents (records management), la préservation numérique ou la gestion de l’information ;

ou

• Diplôme d’études de niveau universitaire (niveau 6 du CEC ou supérieur), obtenu au moins trois mois avant la date de début du stage, dans un autre domaine, mais avec une expérience de travail d’au moins un mois dans le domaine des archives. 

Connaissances linguistiques :

• Très bonne connaissance de la langue française et anglaise (au moins niveau B2).

Connaissances dans le domaine de la technologie de l’information :

• Connaissances en technologies de l'information, notamment dans le domaine des bases de données et logiciels documentaires appliqués aux archives ou à la gestion/préservation de documents.

Le Parlement européen s'engage à favoriser un environnement de travail inclusif et équitable. Nous accueillons toutes les candidatures, quelle que soit leur origine géographique, raciale ou ethnique, leurs convictions politiques ou religieuses, leur âge, leur handicap, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur milieu socio-économique, leur état civil ou leur situation familiale.