Unité Courrier Officiel - ouvert aussi aux titulaires d'un diplôme de l’enseignement professionnel

En tant que stagiaire à la Direction générale (DG) de la Présidence, vous ferez partie d'une DG qui joue un rôle crucial dans un large éventail d'activités du Parlement européen (PE). Dès le début, la DG PRES participe au travail législatif lorsque les initiatives législatives sont soumises au PE, et tout au long du processus, au cours duquel nos juristes linguistes assurent la qualité des textes législatifs et accompagnent les députés et les commissions parlementaires dans leurs travaux.

La DG PRES est chargée de l'organisation et de la documentation des sessions plénières et traite également les relations avec les autres institutions de l'Union européenne (UE). En outre, elle fournit une assistance aux députés, tant en ce qui concerne leurs affaires administratives que leur activité politique, notamment sur les questions parlementaires aux autres institutions.

La DG PRES est également au service des citoyens et du public, en ce qui concerne l’accès du public aux documents officiels et aux relations avec les représentants d’intérêts (« lobbies »). La DG PRES est responsable des archives du Parlement européen et du traitement du courrier officiel du Président et du Secrétaire général. Le service du protocole du PE, qui s'occupe, entre autres, de l'accueil des dignitaires et des délégations en visite et de la préparation des visites du Président et des principaux organes du PE à l'extérieur du Parlement, fait également partie de notre DG.

L’Unité Courrier Officiel est un service central et multilingue qui :

• Réceptionne, trie, achemine et expédie le courrier adressé et/ou envoyé par l’institution ;
• Enregistre le courrier officiel entrant et sortant dans une base de données dédiée, afin d’en assurer le suivi par les différents services ainsi que pour garantir sa traçabilité et archivage historique ;
• Contribue à la fiabilité, la traçabilité et la sécurité des communications officielles de l’institution.

L’Unité développe une culture d’amélioration continue et d’innovation dans la gestion de ses processus (digitalisation, optimisation des flux, dématérialisation, etc.). Vous y travaillerez au sein d’une équipe multiculturelle, en interaction avec des services variés du Parlement européen.

En tant que stagiaire, vous jouerez un rôle concret dans le traitement du courrier et le suivi du courrier officiel. Vous serez pleinement intégré(e) à l’équipe et participerez à la vie du service. Vos activités seront variées et couvriront les différents secteurs de l’unité.

Les tâches à accomplir seront les suivantes :  

• Comprendre le flux de traitement du courrier en participant aux activités de l’ensemble des secteurs ;
• Scanner et archiver les documents officiels, préparer le courrier officiel à destination des Cabinets ;
• Enregistrer le courrier officiel entrant et sortant dans la base de données du Parlement européen et attribuer les lettres aux services concernés ;
• Le cas échéant, contribuer à un projet spécifique pendant la durée du stage.  

Ce que vous retirerez de ce stage : 

• Une expérience concrète au cœur du fonctionnement administratif d’une Institution européenne ;
• Une immersion dans un environnement de travail multilingue et multiculturel ;
• Le développement de compétences pratiques en gestion du courrier, gestion documentaire, organisation et travail en équipe ;
• Une meilleure compréhension du rôle et des missions du Parlement européen ainsi que du déroulement des sessions plénières.

Le/la candidat(e) retenu(e) devra :

• Être flexible et capable de s’adapter à des tâches variées ;
• Faire preuve de rigueur, de sens de l’organisation et de ponctualité ;
• Être polyvalent(e)et à l’aise dans un environnement opérationnel ;
• Avoir le sens du service et du contact avec les « clients » internes (courtoisie, clarté, disponibilité) ;
• Apprécier le travail en équipe dans un contexte multiculturel ;
• Être capable de travailler de manière autonome, tout en respectant les procédures et instructions.

Compétences techniques :

• Bonne maîtrise des outils Office (suite Office ou équivalent : traitement de texte, tableurs, messagerie, etc.) ;
• Capacité à travailler avec des bases de données et/ou des systèmes de gestion électronique de documents (une première expérience, même dans un cadre académique ou de formation, constitue un atout) ;
• Une expérience préalable en gestion documentaire, classement, numérisation ou archivage (stage, apprentissage, emploi) sera considérée comme un atout.

Compétences linguistiques :

• Très bonne connaissance du français et de l’anglais, permettant de communiquer avec l’équipe et de traiter des documents.
• La connaissance d’une ou plusieurs autres langues officielles de l’UE constitue un atout important dans un environnement multilingue.

Conditions de diplôme :

• Le/la  candidat(e) doit être titulaire d'un diplôme de l’enseignement professionnel (niveaux 3, 4 ou 5 du CEC) ou d'un diplôme universitaire (niveau 6 du CEC ou supérieur) au moins trois mois avant la date de début du stage. 

Le Parlement européen s'engage à favoriser un environnement de travail inclusif et équitable. Nous accueillons toutes les candidatures, quelle que soit leur origine géographique, raciale ou ethnique, leurs convictions politiques ou religieuses, leur âge, leur handicap, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur milieu socio-économique, leur état civil ou leur situation familiale.