Unité pour la gestion documentaire

En tant que stagiaire à la Direction générale de la Présidence (DG PRES), vous ferez partie d'une DG qui joue un rôle crucial dans un large éventail d'activités du Parlement européen (PE). Dès le début, la DG PRES participe au travail législatif lorsque les initiatives législatives sont soumises au PE, et tout au long du processus, au cours duquel nos juristes linguistes assurent la qualité des textes législatifs et accompagnent les députés et les commissions parlementaires dans leurs travaux.

La DG PRES est chargée de l'organisation et de la documentation des sessions plénières et traite également les relations avec les autres institutions de l'Union européenne (UE). En outre, elle fournit une assistance aux députés, tant en ce qui concerne leurs affaires administratives que leur activité politique, notamment sur les questions parlementaires aux autres institutions.

La DG PRES est également au service des citoyens et du public, en ce qui concerne l’accès du public aux documents officiels et aux relations avec les représentants d’intérêts (« lobbies »). La DG PRES traite aussi le courrier officiel du Président et du Secrétaire général, définit les règles pour la gestion des documents et des records, gère les accès aux informations confidentielles et organise les archives du Parlement. Le service du protocole du PE, qui s'occupe, entre autres, de l'accueil des dignitaires et des délégations en visite et de la préparation des visites du Président et des principaux organes du PE à l'extérieur du Parlement, fait également partie de notre DG.

Au sein de la Direction de la gestion documentaire et du développement des flux numériques, l'Unité pour la gestion documentaire (DMU) soutient le Parlement européen dans la mise en œuvre de la gestion des documents dans le contexte de la transformation digitale. Nous sommes une petite unité, qui fournit des conseils dans ce domaine à d'autres services du Parlement européen et dirige actuellement le développement et la future mise en œuvre du système de gestion de documents et de records au sein du PE.

• Le/la stagiaire nous aidera à préparer des communications et le matériel de formation pour le futur lancement du système informatique qui gère les documents de l'Institution. Nous envisageons la création de supports de communication en papier, électronique, graphique et pages web ;
• Il/elle contribuera aussi aux autres activités de l'unité, avec des tâches dans le domaine administratif ou de communication.

• Vous avez de préférence une expérience et un intérêt en communication et/ou administration et/ou gestion de processus et une très bonne connaissance de l'anglais et/ou du français ;
• Une formation et/ou une expérience dans la gestion documentaire serait un grand atout ;
• Vous êtes motivé(e) à travailler dans une unité dans laquelle le travail en équipe alterne avec le travail individuel ;
• Vous êtes intéressé(e) par le fonctionnement de l’administration du Parlement européen et souhaitez en savoir plus.