Unité du Courrier officiel

En tant que stagiaire à la Direction générale de la Présidence (DG PRES), vous ferez partie d'une DG qui joue un rôle crucial dans un large éventail d'activités du Parlement européen (PE).

Dès le début, la DG PRES participe au travail législatif lorsque les initiatives législatives sont soumises au PE, et tout au long du processus, au cours duquel nos juristes linguistes assurent la qualité des textes législatifs et accompagnent les députés et les commissions parlementaires dans leurs travaux.

La DG PRES est chargée de l'organisation et de la documentation des sessions plénières et traite également les relations avec les autres institutions de l'Union européenne (UE) et les parlements nationaux. En outre, elle fournit une assistance aux députés, tant en ce qui concerne leurs affaires administratives que leur activité politique, notamment sur les questions parlementaires aux autres institutions.

La DG PRES est également au service des citoyens et du public, en ce qui concerne l’accès du public aux documents officiels et aux relations avec les représentants d’intérêts (« lobbies »). 

La DG PRES est responsable du traitement du courrier officiel du Président et du Secrétaire général. Le service du protocole du PE, qui s'occupe, entre autres, de l'accueil des dignitaires et des délégations en visite et de la préparation des visites du Président et des principaux organes du PE à l'extérieur du Parlement, fait également partie de notre DG.

L'Unité Courrier officiel est un service central et multilingue qui réceptionne et l’achemine le courrier parvenant à l’institution et enregistre le courrier officiel adressé à (et envoyé par) le Président et le Secrétaire Général dans une base de données pour le suivi par les différents services. L'Unité Courrier officiel est un service dynamique qui a récemment innové ses processus.

Vous jouerez un rôle central dans le processus d'enregistrement du courrier officiel. Dans ce cadre, vous aurez la possibilité de faire partie d’un collectif multiculturel et de travailler dans plusieurs langues. Vous participerez aux réunions du service et serez immergé(e) dans la vie de l’unité. Vos activités seront très variées dans les différents secteurs de l’unité. Il s’agit notamment des tâches suivantes :

• Comprendre le flux du traitement du courrier, en participant à l’activité de tous les secteurs ;
• Scanner et archiver les documents officiels, préparer le courrier officiel pour les Cabinets ;
• Enregistrer le courrier officiel entrant et sortant dans la base de données du Parlement européen, en attribuant les lettres aux services compétents ;
• Participer aux activités organisées pour les stagiaires par le Parlement européen ;
• Participer à une session de Strasbourg pour comprendre le déroulement d’une session plénière et les activités de l’Unité Courrier officiel sur place ;
• Éventuellement, participer à un projet spécifique pendant la durée du stage.

Le/la candidat(e) retenu(e) doit être flexible, créatif(ve), synthétique et ponctuel(le). Il/elle doit être une personne polyvalente et doit avoir une bonne connaissance des outils bureautiques, être à l’aise en ce qui concerne le contact avec les clients et doit faire preuve d'esprit d'équipe. Une très bonne connaissance du français et de l'anglais est requise et la connaissance d'autres langues officielles est un atout. L’expérience dans le domaine de la gestion documentaire et archivage sera un atout également.