Unité Ressources humaines et Suivi stratégique

Si vous souhaitez acquérir de l'expérience dans le domaine des ressources humaines au sein d'une grande organisation multiculturelle telle que le Parlement européen, postulez à l'un des stages de la DG PERS !

La Direction générale du personnel (DG PERS) est chargée de gérer, au sens large du terme, les ressources humaines dont dispose le Secrétariat général du Parlement européen pour fournir aux députés européens (MEP) l'assistance nécessaire pour s'acquitter de leur mandat.

Plus précisément, la DG PERS gère les différentes catégories de personnel tout au long de leur carrière, dans des domaines tels que :

• Sélection, recrutement, accueil, formation, évolution de carrière ;
• Gestion des droits et obligations, rémunération, indemnités, droits à pension ;
• Protection et bien-être au travail ;
• Stratégies pour améliorer et promouvoir l'égalité, la diversité et l'inclusion ;
• Gestion des stagiaires ;
• Communication au sein de l'institution. 

L’unité Ressources humaines et Suivi stratégique (RHSS) au sein de la DG PERS est composée de deux services. Le service Ressources humaines s’occupe de toutes les problématiques RH de la DG PERS en vue de contribuer à l’accomplissement de ses objectifs stratégiques et opérationnels. Le service Suivi stratégique assure la gestion des dossiers individuels du Parlement européen. Il coordonne également le cycle de planification institutionnelle et supervise, ainsi que met en œuvre, la politique de gestion documentaire au sein de la DG PERS.

Ce stage s’inscrit dans le service Suivi stratégique, plus précisément au sein de l’équipe des dossiers personnels.

Dans ce rôle, vous aiderez à gérer, organiser et archiver des documents – tant sous format physique que numérique – tout en veillant au respect des réglementations sur la protection des données. Vous soutiendrez également l’équipe dans la recherche d’informations et de documents, et contribuerez au développement de notre base de connaissances.

Principaux domaines d’intervention :

1. Gestion de projets
   1. Participer aux projets de numérisation ;
   2. Assister aux réunions d’équipe et proposer des améliorations de processus pour optimiser l’efficacité ;
2. Gestion des documents
   1. Contribuer à l’organisation des documents numériques dans le système de gestion électronique des archives, y compris en formulant des propositions et des idées d’amélioration. Cela peut inclure le tri, la catégorisation et le classement des dossiers du personnel (par exemple, contrats, évaluations de performance, documents justificatifs) conformément aux politiques de l’institution ;
   2. Contribuer à la documentation des nouvelles procédures en rédigeant des descriptions de processus et des instructions ;
3. Synthèse de documents
   1. Préparer des résumés concis des politiques, procédures ou informations publiques pertinentes pour la gestion des dossiers du personnel ;
4. Organisation du répositoire de connaissances
   1. Contribuer au développement et à la maintenance de la base de connaissances de l’équipe (par exemple, FAQ, procédures, etc.) ;
   2. Aider à la mise à jour des wikis internes ou des pages intranet.

Nous recherchons un·e stagiaire motivé·e et rigoureux·se présentant les compétences suivantes :

• Maîtrise des outils Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) ;
• Rigueur et capacité à suivre des processus structurés avec une attention méticuleuse aux détails ;
• Excellentes compétences en gestion du temps et priorisation des tâches ;
• Confidentialité et discrétion dans le traitement d’informations sensibles ;
• Esprit d’équipe et volonté d’apprendre auprès des collègues ;
• Aptitudes en communication, y compris dans une language claire ;
• Connaissance des rôles et responsabilités des institutions européennes ;
• Notions de base en protection des données (sensibilisation au RGPD) ;
• Des connaissances dans les domaines de l'archivage, gestion de données ou juridique seraient un atout ;
• Vous avez obtenu/allez obtenir un diplôme universitaire (niveau 6 du CEC ou supérieur) au moins trois mois avant la date de début du stage.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, postulez à notre stage au sein de l’unité Ressources humaines et Suivi stratégique (DG PERS) !

Le Parlement européen s'engage à favoriser un environnement de travail inclusif et équitable. Nous accueillons toutes les candidatures, quelle que soit leur origine géographique, raciale ou ethnique, leurs convictions politiques ou religieuses, leur âge, leur handicap, leur identité de genre, leur orientation sexuelle, leur milieu socio-économique, leur état civil ou leur situation familiale.